Naše záznamy jsou pro společnost FIS velmi důležité. Poskytují důkazy o tom, jak si vedeme jako podnik, poskytují informace pro naše rozhodnutí a pomáhají nám prokázat soulad se zásadami a zákony.
Ať už jsme kolegové nebo třetí strany, všichni se podílíme na záznamech FIS. Je na každém z nás, abychom se svými záznamy nakládali pečlivě a ujistili se, že přesně odrážejí naši práci.
Zaměření na přesnost.
Abychom zajistili, že naše záznamy budou vždy spolehlivé:
- Přesně zapisujte záznamy (včetně času, nákladů nebo výdajů).
- Dodržujte obecně přijaté účetní postupy.
- Nikdy nepozměňujte, neničte ani nefalšujte žádné záznamy a neprovádějte zavádějící záznamy.
- Připravte se doložit své záznamy dokumentací, včetně účtenek nebo faktur.
- Všímejte si podezřelých aktivit a neprodleně o nich informujte Ethics Office (oddělení pro etiku), např.:
- - Falešné záznamy
- - Nezaznamenané finanční prostředky nebo platby
- - Opomenutí
- - Zavádějící prohlášení
Poctivě zveřejňujte informace.
Pokud pomáháte společnosti FIS poskytovat informace vládě nebo regulačním orgánům:
- Dodržujte naše zásady a interní kontrolní mechanismy.
- Ujistěte se, že všechny vámi poskytnuté informace poskytují přesný obraz o naší finanční situaci.
- Zajistěte, aby naše zveřejňované informace byly úplné, spravedlivé, přesné, včasné a jasné.
- Plně spolupracujte při jakémkoli vládním auditu nebo vyšetřování.
Správně spravujte záznamy.
Naše záznamy musí být snadno dostupné, když je potřebujeme. Udělejte to, co je vaším úkolem:
- Pečlivě dodržujte naše zásady a harmonogramy pro ukládání, uchovávání a likvidaci našich záznamů, ať už mají jakoukoli podobu.
- Řádně zničte dokumenty určené k likvidaci.
- Zvláštní pozornost věnujte dokumentům, které mohou být předmětem soudního příkazu k zadržení, a uchovávejte je na bezpečném místě. Nikdy s takovými dokumenty nenakládejte, pokud k tomu nemáte příslušné oprávnění. Kontaktujte Ethics Office (oddělení pro etiku) ohledně pomoci.
- Nezapomeňte, že zákon nám ukládá povinnost uchovávat určité typy firemních záznamů po určitou dobu. Pokud si nejste jisti, které záznamy uchovávat nebo jak dlouho je uchovávat, požádejte o radu svého nadřízeného.
Co jsou to naše záznamy?
Záznamy mají mnoho různých podob, ale patří mezi ně:
- - Faktury
- - Nákupní objednávky
- - Schválení kapitálových výdajů
- - Výkazy výdajů
- - Regulatorní dokumentace
- - Časové výkazy
- - Údaje o prodejích
- - Zprávy o kvalitě
Naše základní hodnoty v praxi
Otázka: Upozornil jsem kolegu na účetní nesrovnalost – platby dodavateli bez odpovídajících faktur. Kolega mi nabídl, že se o to postará, a řekl mi, abych na to zapomněl. Měl bych?
Odpověď: Ne. Je možné, že jste odhalili činnost, která porušuje naše zásady a zákony, a je důležité, abychom o ní věděli. Nenechte se tlačit k tomu, abyste ji ignorovali. Ozvěte se co nejdříve.
Další dostupné zdroje:
Zásady proti úplatkářství a korupci (FABAC)
Zásady správy záznamů
Viz příručka pro zaměstnance ve vaší zemi
