Nossos registros são fundamentais para a FIS. Eles fornecem evidências de nosso desempenho como empresa, embasam nossas decisões e nos ajudam a cumprir as políticas e as leis.
Sejam colaboradores da empresa ou terceiros, todos contribuem para os registos da FIS. Cada um de nós deve tratar nossos registros com cuidado e garantir que eles reflitam com precisão o trabalho que realizamos.
Foco na precisão.
Para ajudar a garantir que nossos registros sejam sempre confiáveis:
- Registre os lançamentos com exatidão (incluindo datas, custos ou despesas).
- Siga as práticas contábeis geralmente aceitas.
- Nunca altere, destrua ou falsifique registros nem faça lançamentos errôneos.
- Tenha sempre à disposição os documentos que comprovam seus lançamentos, incluindo recibos e faturas.
- Fique alerta e comunique imediatamente ao Ethics Office (Departamento de Ética) se presenciar atividades suspeitas, incluindo:
- - Lançamentos falsos
- - Fundos ou pagamentos sem registro
- - Omissões
- - Demonstrações contábeis enganosas
Faça divulgações com honestidade.
Se você ajuda a FIS a fornecer informações ao governo ou às autoridades regulatórias:
- Siga nossas políticas e controles internos.
- Garanta que todas as informações fornecidas representem com exatidão a nossa posição financeira.
- Certifique-se de que nossas divulgações sejam completas, justas, precisas, oportunas e claras.
- Coopere totalmente com qualquer auditoria ou investigação governamental.
Pratique uma boa gestão de registros.
Nossos registros devem estar sempre disponíveis quando precisarmos deles. Para fazer a sua parte:
- Siga à risca nossas políticas e prazos de armazenamento, retenção e descarte de registros, independentemente de sua forma ou suporte.
- Destrua adequadamente os documentos que devem ser descartados.
- Dê especial atenção aos documentos que possam estar sujeitos a avisos de retenção legal e guarde-os em um local seguro. Nunca descarte tais documentos, a menos que você possua a devida autorização. Entre em contato com o Ethics Office (Departamento de Ética) para obter orientação.
- Lembre-se: a lei exige que mantenhamos certos tipos de registros corporativos por períodos específicos. Se você não tiver certeza sobre quais documentos devem ser mantidos e por quais prazos, busque a orientação de seu gerente.
Quais são nossos registros?
Os registros assumem muitas formas diferentes, incluindo:
- - Faturas
- - Ordens de compra
- - Aprovações de despesas de capital
- - Relatórios de despesas
- - Arquivamentos regulatórios
- - Folhas de ponto
- - Dados de vendas
- - Relatórios de qualidade
Nossos valores fundamentais na prática
P: Eu apontei uma irregularidade contábil para um colega – pagamentos para um fornecedor sem as faturas correspondentes. Meu colega se ofereceu para cuidar de tudo e disse que eu devo esquecer o assunto. Devo mesmo?
R: Não, não deve. Pode ser que você tenha descoberto uma atividade que viola nossas políticas e a lei, e é importante sabermos do que se trata. Não se sinta pressionado a ignorar o problema. Comunique imediatamente.
Outros recursos disponíveis:
Política Antissuborno e Anticorrupção (FABAC)
Política de Gestão de Registros
Consulte o Manual do Funcionário de seu país
