Dovezile noastre sunt esențiale pentru FIS. Acestea oferă dovezi despre felul în care ne desfășurăm activitatea ca afacere, ne informează despre cum luăm deciziile și ne ajută să respectăm politicile și legislația aplicabilă.
Indiferent dacă suntem colegi sau terțe părți, cu toții contribuim la dovezile FIS. Depinde de fiecare dintre noi să ne gestionăm dovezile cu grijă și să ne asigurăm că acestea reflectă în mod corect activitățile pe care le desfășurăm.
Concentrarea pe precizie.
Pentru a ne ajuta să ne asigurăm că dovezile noastre sunt veridice în orice moment:
- Înregistrați în mod corect înregistrările (inclusiv timp, cost sau cheltuieli).
- Respectați practicile contabile general acceptate.
- Niciodată nu modificați, distrugeți sau falsificați nicio dovadă și nu efectuați înregistrări care să inducă în eroare.
- Fiți pregătit să sprijiniți înregistrările cu documentație, inclusiv chitanțe sau facturi.
- Fiți atent la nereguli și raportați-le imediat către Ethics Office (Biroul de etică) dacă vedeți activități suspecte, precum:
- - Înregistrări false
- - Fonduri sau plăți neînregistrate
- - Omisiuni
- - Declarații care induc în eroare
Faceți declarații oneste.
Dacă ajutați FIS să furnizeze informații guvernului sau autorităților de reglementare:
- Respectați politicile și măsurile noastre de control interne.
- Asigurați-vă că orice informații pe care le furnizați prezintă o imagine corectă asupra poziției noastre financiare.
- Asigurați-vă că declarațiile noastre sunt complete, corecte, precise, depuse la timp și clare.
- Cooperați pe deplin cu orice audit sau investigație guvernamentală.
Gestionați în mod adecvat dovezile.
Dovezile noastre trebuie să fie imediat disponibile când avem nevoie de ele. Pentru a contribui:
- Respectați cu strictețe politicile și programele noastre pentru stocarea, păstrarea și eliminarea dovezilor noastre, indiferent de forma acestora.
- Distrugeți în mod adecvat documentele care sunt programate pentru distrugere.
- Luați în considerare în mod deosebit documentele care pot face obiectul unei notificări de păstrare în caz de litigiu și păstrați-le într-un loc sigur. Nu eliminați niciodată astfel de documente, decât dacă aveți autorizația adecvată de a face acest lucru. Contactați Ethics Office (Biroul de etică) pentru îndrumare.
- Rețineți că legislația ne impune să menținem anumite tipuri de dovezi corporative într-o perioadă specificată. Dacă nu sunteți sigur ce dovezi să păstrați sau cât timp să le păstrați, solicitați îndrumare de la managerul dumneavoastră.
Care sunt dovezile noastre?
Dovezile pot îmbrăca multe forme diferite, dar includ:
- - Facturi
- - Comenzi de achiziții
- - Aprobări pentru cheltuieli de capital
- - Rapoarte de cheltuieli
- - Documente de reglementare care trebuie depuse
- - Fișe de pontaj
- - Date de vânzări
- - Rapoarte privind calitatea
Valorile noastre de bază în acțiune
Întrebare: Am indicat o neregulă contabilă unui coleg - plăți efectuate unui furnizor fără facturi corespondente. Colegul meu s-a oferit să se ocupe de această problemă și mi-a spus să nu mă mai gândesc la ea. Ar trebui să fac ce mi-a spus?
Răspuns: Nu. Este posibil să fi descoperit o activitate care încalcă politicile noastre și legislația aplicabilă și este important ca noi să știm despre aceasta. Nu cedați presiunii de a ignora. Raportați imediat orice neregulă.
Resurse suplimentare disponibile:
Politica privind raportarea neregulilor
Politica de combatere a mitei și corupției (FABAC)
Politica de gestionare a dovezilor
Consultați manualul angajaților aplicabil pentru țara dumneavoastră
