Unsere Aufzeichnungen sind für FIS von entscheidender Bedeutung. Sie geben Aufschluss darüber, wie wir uns als Unternehmen entwickeln, haben Einfluss auf unsere Entscheidungen und helfen uns, die Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen nachzuweisen.
Ganz gleich, ob es sich um Mitarbeitende oder Drittparteien handelt, wir alle tragen zu den Aufzeichnungen von FIS bei. Es liegt an jedem von uns, unsere Aufzeichnungen sorgfältig zu behandeln und sicherzustellen, dass sie die Arbeit, die wir leisten, korrekt wiedergeben.
Achten Sie auf Genauigkeit.
Um sicherzustellen, dass unsere Aufzeichnungen jederzeit zuverlässig sind:
- Erfassen Sie Einträge genau (einschließlich Zeit, Kosten oder Ausgaben).
- Befolgen Sie die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze.
- Ändern, zerstören oder fälschen Sie niemals Unterlagen und machen Sie niemals irreführende Angaben.
- Unterstützen Sie Ihre Einträge mit Belegen, einschließlich Quittungen oder Rechnungen.
- Kontaktieren Sie unverzüglich das Ethikbüro, wenn Sie verdächtige Aktivitäten bemerken, wie z.B.:
- - Falsche Einträge
- - Nicht erfasste Geldmittel oder Zahlungen
- - Auslassungen
- - Irreführende Angaben
Machen Sie ehrliche Angaben.
Wenn Sie FIS dabei helfen, Informationen an staatliche Behörden oder Regulierungsbehörden weiterzugeben:
- Befolgen Sie unsere Richtlinien und internen Kontrollen.
- Vergewissern Sie sich, dass alle von Ihnen bereitgestellten Informationen ein genaues Bild unserer Finanzlage vermitteln.
- Stellen Sie sicher, dass unsere Angaben vollständig, fair, genau, zeitnah und klar sind.
- Kooperieren Sie uneingeschränkt bei behördlichen Audits oder Untersuchungen.
Verwalten Sie Aufzeichnungen ordnungsgemäß.
Unsere Aufzeichnungen müssen jederzeit verfügbar sein, wenn wir sie brauchen. Um Ihren Teil dazu beizutragen:
- Befolgen Sie sorgfältig unsere Richtlinien und Zeitpläne für die Speicherung, Aufbewahrung und Entsorgung unserer Aufzeichnungen, ganz gleich in welcher Form sie vorliegen.
- Vernichten Sie Dokumente, die entsorgt werden sollen, ordnungsgemäß.
- Achten Sie besonders auf Dokumente, die möglicherweise einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Entsorgen Sie niemals derartige Dokumente, es sei denn, Sie sind dazu autorisiert. Wenn Sie Hilfe benötigen, kontaktieren Sie das Ethikbüro.
- Denken Sie daran, dass wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Arten von Unternehmensaufzeichnungen für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Unterlagen Sie aufbewahren sollen oder wie lange sie aufbewahrt werden sollen, wenden Sie sich an Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten.
Was zählt zu unseren Aufzeichnungen?
Aufzeichnungen gibt es in vielen verschiedenen Formen, dazu gehören jedoch:
- - Rechnungen
- - Bestellungen
- - Genehmigungen für Investitionsausgaben
- - Spesenabrechnungen
- - Anträge an Behörden
- - Stundenzettel
- - Verkaufsdaten
- - Qualitätsberichte
Unsere Werte in Aktion
F: Ich habe einen Kollegen auf eine Unregelmäßigkeit in der Buchhaltung hingewiesen - Zahlungen, die ohne entsprechende Rechnungen an einen Lieferanten geleistet wurden. Mein Kollege wollte sich darum kümmern und meinte, ich solle die Angelegenheit vergessen. Sollte ich das tun?
A: Nein, das sollten Sie nicht. Es ist möglich, dass Sie Aktivitäten aufgedeckt haben, die gegen unsere Richtlinien und das Gesetz verstoßen, und es ist wichtig, dass wir darüber Bescheid wissen. Fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, die Angelegenheit zu ignorieren. Melden Sie es unverzüglich.
Zusätzliche Ressourcen:
Richtlinie zur Erstattung von Meldungen
Antibestechungs- und Antikorruptionsrichtlinie (FABAC)
Aufbewahrungsrichtlinie
Siehe Mitarbeiterhandbuch Ihres Landes
