Nuestros registros son fundamentales para FIS. Proporcionan evidencia de cómo nos desempeñamos como empresa, informan nuestras decisiones y nos ayudan a demostrar el cumplimiento de las políticas y leyes.
Ya seamos colegas o terceros, todos contribuimos a los registros de FIS. Depende de cada uno de nosotros manejar nuestros registros con cuidado y asegurarnos de que reflejen con precisión el trabajo que realizamos.
Concéntrese en la precisión.
Para ayudar a garantizar que nuestros registros sean confiables en todo momento:
- Registre las entradas con precisión (incluido el tiempo, el coste o los gastos).
- Siga las prácticas contables generalmente aceptadas.
- Nunca altere, destruya ni falsifique ningún registro ni realice entradas engañosas.
- Esté preparado para respaldar sus entradas con documentación, incluidos recibos o facturas.
- Esté atento e informe a la Ethics Office (Oficina de Ética) de inmediato si observa actividad sospechosa, por ejemplo:
- - Entradas falsas
- - Fondos o pagos no registrados
- - Omisiones
- - Declaraciones engañosas
Haga divulgaciones honestas.
Si ayuda a FIS a proporcionar información al gobierno o a las autoridades reguladoras:
- Siga nuestras políticas y controles internos.
- Asegúrese de que toda información que proporcione represente una imagen precisa de nuestra situación financiera.
- Garantice que nuestras divulgaciones sean completas, justas, precisas, oportunas y claras.
- Coopere plenamente con cualquier auditoría o investigación gubernamental.
Practique una buena gestión de registros.
Nuestros registros deben estar disponibles cuando los necesitemos. Para hacer su parte:
- Siga cuidadosamente nuestras políticas y cronogramas para almacenar, conservar y eliminar nuestros registros, sin importar la forma que adopten.
- Destruya de forma adecuada los documentos cuya eliminación esté prevista.
- Preste especial atención a los documentos que puedan estar sujetos a un aviso de retención por litigio y consérvelos en un lugar seguro. Nunca se deshaga de dichos documentos, a menos que tenga la autorización adecuada para hacerlo. Comuníquese con la Ethics Office (Oficina de Ética) para obtener orientación.
- Recuerde que la ley nos exige mantener ciertos tipos de registros corporativos durante un período específico. Si no está seguro de qué registros conservar o durante cuánto tiempo conservarlos, busque orientación de su superior.
¿Qué son nuestros registros comerciales?
Los registros adoptan muchas formas diferentes, pero incluyen:
- - Facturas
- - Órdenes de compra
- - Aprobaciones de gastos de capital
- - Informes de gastos
- - Presentaciones reglamentarias
- - Hojas de horas
- - Datos de ventas
- - Informes de calidad
Nuestros Valores Fundamentales en acción
P: Le señalé a un colega una irregularidad contable; hizo pagos a un proveedor sin las facturas correspondientes. Mi colega se ofreció a encargarse de ello y me dijo que lo olvidara. ¿Debería olvidarlo?
R: No, no debería olvidarlo. Es posible que haya descubierto una actividad que infringe nuestras políticas y la ley, y es importante que lo sepamos. No se sienta presionado a ignorarlo. Informe de inmediato.
Recursos adicionales disponibles:
Política contra el Soborno y Corrupción (FABAC)
Política de Gestión de Registros
Consulte el Manual del Empleado de su país
