Nos dossiers sont essentiels à FIS. Ils sont des données probantes sur la façon dont nous fonctionnons en tant qu’entreprise, ils informent nos décisions et nous aident à assurer notre conformité aux politiques et aux lois.
Qu’il s’agisse de collègues ou de tiers, nous contribuons tous aux dossiers de FIS. Il nous incombe de traiter nos dossiers avec soin et de nous assurer qu’ils reflètent fidèlement notre travail.
Concentrez-vous sur l’exactitude.
Pour nous aider à nous assurer de la fiabilité de nos dossiers en tout temps :
- Passez les écritures de manière exacte (y compris le temps, les coûts ou les dépenses).
- Suivez les principes comptables généralement reconnus.
- Ne modifiez pas, ne détruisez pas ou ne falsifiez pas des dossiers. Ne passez pas d’écritures fausses.
- Soyez prêt à fournir la documentation à l’appui de vos écritures, y compris des reçus ou des factures.
- Soyez à l’affût de toute activité suspecte et signalez-la immédiatement à l’Ethics Office (Bureau de l’éthique) le cas échéant. Par exemple :
- - Fausses écritures
- - Fonds ou paiements non inscrits
- - Omissions
- - Relevés trompeurs
Faites des déclarations honnêtes.
Si vous aidez FIS à fournir des informations au gouvernement ou aux autorités réglementaires :
- Conformez-vous à nos politiques et nos contrôles internes.
- Assurez-vous que les informations que vous fournissez dressent un portrait exact de notre position financière.
- Assurez-vous que nos déclarations sont complètes, équitables, exactes, faites en temps voulu et précises.
- Coopérez pleinement avec tout audit ou toute enquête des autorités gouvernementales.
Assurez une bonne gestion des dossiers.
Nos dossiers doivent être accessibles au moment où nous en avons besoin. Pour contribuer à cet effort :
- Respectez en tous points nos politiques et échéanciers de stockage, de conservation et d’élimination de nos dossiers, sous toutes leurs formes.
- Détruisez de manière appropriée les documents prévus à cet effet.
- Prenez soin des documents qui pourraient faire l’objet d’un avis concernant l’obligation de préservation et conservez-les dans un lieu sécurisé. N’éliminez jamais de tels documents à moins d’en avoir reçu l’autorisation appropriée. Prenez contact avec l’Ethics Office (Bureau de l’éthique) pour obtenir des conseils.
- N’oubliez pas que la loi exige que nous conservions certains types de documents d’entreprise pendant une période précisée. Si vous avez des doutes concernant les dossiers qui doivent être conservés ou la durée pendant laquelle ils doivent l’être, cherchez conseil auprès de votre responsable.
Que comprennent nos dossiers ?
Les dossiers prennent plusieurs formes, mais ils comprennent :
- - Factures
- - Bons d’achat
- - Autorisations de dépenses en capital
- - Rapports de frais
- - Déclarations réglementaires
- - Feuilles de temps
- - Données de vente
- - Rapports sur la qualité
Nos valeurs fondamentales à l’action
Q : J’ai récemment signalé une irrégularité comptable à un collègue - des paiements faits à un fournisseur sans factures correspondantes. Mon collègue m’a dit qu’il s’en occuperait et que je n’avais pas à m’en soucier. Devrais-je ne pas m’en soucier?
R : Non. Il est possible que vous ayez révélé une activité qui enfreint nos politiques et la loi, et il est important que nous en soyons informés. Ne vous sentez pas forcé de l’ignorer. Signalez-la immédiatement.
Ressources supplémentaires accessibles :
Politique anticorruption (FABAC)
Politique sur la gestion des dossiers
Consultez le Manuel de l’employé de votre pays
