Nasza dokumentacja odgrywa kluczową rolę w FIS. Stanowi ona dowód na to, jak działamy jako firma, wpływa na nasze decyzje oraz pomaga nam wykazać zgodność z zasadami firmowymi i przepisami prawa.
Zarówno nasi pracownicy, jak i strony trzecie wnoszą swój wkład w prowadzenie dokumentacji FIS. Każdy z nas jest zobowiązany zachowywać należytą staranność w prowadzeniu dokumentacji i dbać o to, by dokładnie odzwierciedlała ona naszą pracę.
Zadbaj o dokładność zapisów.
Aby zagwarantować rzetelność naszej dokumentacji:
- dokonuj dokładnych wpisów (z uwzględnieniem czasu, kosztów lub wydatków);
- przestrzegaj ogólnie przyjętych praktyk księgowych;
- nigdy nie modyfikuj, nie niszcz ani nie fałszuj żadnych dokumentów ani nie dokonuj wpisów wprowadzających w błąd;
- zadbaj o dostępność wszelkich dowodów potwierdzających rzetelność dokumentacji, takich jak paragony lub faktury;
- wyczul się na wszelkie podejrzane działania, takie jak wymienione poniżej, i niezwłocznie informuj o nich Ethics Office (Biuro ds. Etyki):
- – fałszywe wpisy,
- – niezarejestrowane środki finansowe lub płatności,
- – pominięcia,
- – oświadczenia wprowadzające w błąd.
Ujawniaj informacje w uczciwy sposób.
Jeśli przekazujesz w imieniu FIS informacje instytucjom rządowym lub regulacyjnym:
- przestrzegaj naszych polityk firmowych i wewnętrznych procesów kontrolnych;
- upewnij się, że wszelkie podawane informacje dokładnie odzwierciedlają nasze działania finansowe;
- upewnij się, że wszelkie ujawniane informacje są kompletne, zgodne z prawdą, dokładne, jednoznaczne i przekazywane w odpowiednim terminie;
- w pełni współpracuj w ramach jakiegokolwiek audytu rządowego lub innego dochodzenia.
Zarządzaj dokumentacją w rzetelny sposób.
Nasze dokumenty muszą być łatwo dostępne, gdy ich potrzebujemy. Twoje obowiązki:
- Przestrzegaj naszych zasad i harmonogramów dotyczących przechowywania, zatrzymywania i usuwania naszej dokumentacji we wszelkich formach.
- Niszcz w odpowiedni sposób wszystkie dokumenty, które tego wymagają zgodnie z harmonogramem.
- Zwróć szczególną uwagę na dokumenty, które mogą być objęte prawnym zakazem usuwania, i przechowuj je w bezpiecznym miejscu. Nigdy nie usuwaj takich dokumentów, chyba że masz do tego odpowiednie upoważnienie. Skonsultuj się z Ethics Office (Biurem ds. Etyki).
- Pamiętaj, że jesteśmy zobowiązani prawnie do przechowywania określonych rodzajów dokumentów firmowych przez określony czas. Jeśli nie masz pewności, które dokumenty należy zachować, i jak długo wymagają przechowywania, skonsultuj się z przełożonym.
Czym jest nasza dokumentacja?
Nasza dokumentacja przybiera wiele form. Są to między innymi następujące dokumenty:
- – faktury,
- – zlecenia zakupu,
- – zatwierdzenia wydatków inwestycyjnych,
- – raporty wydatków,
- – dokumentacja przedkładana organom regulacyjnym,
- – karty czasu pracy,
- – dane dotyczące sprzedaży,
- – raporty dotyczące jakości.
Nasze podstawowe wartości w praktyce
Pyt.: Zwróciłam uwagę mojemu koledze na nieścisłości księgowe w postaci braku faktur powiązanych z płatnościami na rzecz jednego z dostawców. Powiedział mi, że się tym zajmie, i że mogę to zignorować. Czy mogę tak postąpić?
Odp.: Nie, nie powinnaś. Być może udało Ci się wykryć działalność naruszającą nasze zasady oraz przepisy prawa, dlatego musisz nas o tym poinformować. Nie poddawaj się presji do zignorowania problemu. Niezwłocznie dokonaj zgłoszenia.
Dostępne są dodatkowe zasoby:
Polityka zgłaszania nieprawidłowości (Speak-Up Policy)
Polityka przeciwdziałania łapownictwu i korupcji (FABAC)
Polityka zarządzania dokumentacją
Krajowy podręcznik pracownika (Employee Handbook)
